Да, я прекрасно понимаю все трудности с расширением полей
Уже посмотрела все грабли которые там могут встретиться
Поэтому принято решение по данной проблеме добавить новые поля типа "Название клиента" text(250), Адрес text(250) и т.д. И использовать их только в исходящих документах и самых важных внутренних отчетах.
В данном случае нужно переделать отчеты и предусмотреть обработчик переноса строк в отчетах, чтобы все было красиво.
Таким образом, структуру базы не ломаем и все довольны.
Спасибо всем за помощь