Пошарьтесь в АОТе по дереву безопасности (Security) - там где роли, привилегии. Это основные (но не все!) способы ограничения прав пользователя в Ax2012. Посмотрите, какие элементы можно в них назначать.
Почитайте, например, вот это -
https://docs.microsoft.com/en-us/dyn...ft-dynamics-ax и то что с этим связано
Составите общее впечатление о том, как безопасность в DAX2012 настраивается.
Впрочем, это вроде бы, можно и на русском найти в какой-нибудь книжке типа "справочник Ax 2012 для профессионалов"
Если вы это примерно поймете, попробуете применить к своей ситуации и потом у вас возникнут конкретные вопросы - задавайте их более конкретно.